Alessandra Strazzi

Alessandra Strazzi

Advogada | OAB/SP 321.795

Advogada por profissão, Previdenciarista por vocação e Blogueira por paixão, Autora dos blogs “Adblogando“ e "Desmistificando". Formada pela Universidade Estadual Paulista / UNESP.

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Como eu utilizo a Google Agenda – breve tutorial

 

Este artigo é voltado especialmente para os meu colegas advogados, que estão sempre na correria e precisando de uma dica para gerenciar melhor o tempo, né? Mas, certamente, será útil para qualquer um que queira aprender um pouquinho sobre a Google Agenda.

Como eu utilizo a Google Agenda - Breve Tutorial

Estudando sobre organização de agenda, eu vi um vídeo-aula gratuito do coach Evandro Mazuco, especialista em gerenciamento do tempo, no qual ele ensina a organizar uma agenda de trabalho. Fiquei muito feliz porque eu já estava usando a minha agenda de acordo com as dicas dele!

 

Ter uma agenda organizada e funcional é essencial para ser produtivo e conseguir realizar tudo o que precisamos na nossa rotina diária. “Se você quer ser bem sucedido, tenha uma agenda na mão”. Eu não consigo mais visualizar a minha vida sem uma agenda. E a agenda do Google é muito eficaz!

 

A Google Agenda possui muitas funcionalidades. Neste artigo, trago as principais e mais úteis funções dessa ferramenta. Eu simplesmente amo este serviço do Google e nunca mais querer trocar por nada! Vou passar este conhecimento a vocês.

 

Índice

1) Introdução

2) Criando Compromissos

3) Criando Tarefas

4) Aplicativos de Celular

   a) Google Agenda

   b) Google Tasks (tarefas)

5) Conclusão

 

1) Introdução

 

Primeiramente, você deve ter uma conta no Google. Se você ainda não tem, faça uma. Você não vai se arrepender! Todos os serviços do Google são excelentes, principalmente o Gmail (ainda faço um artigo sobre isso…).

 

Segundo, acesse o endereço: https://www.google.com/calendar e faça o login com sua conta Google. Você verá a seguinte tela (você pode clicar nas imagens para abrir uma versão maior delas em outra aba):

 

Google Agenda tela principal

Obs.: borrei algumas partes da imagem para preservar a minha privacidade, já que esta é minha agenda real.

 

Você pode escolher ver seus compromissos por dia, semana, mês, 4 dias e compromissos (canto superior direito). Isso mudará apenas a aparência. Teste!

 

Na aba “Mais” (canto superior direito) é possível imprimir a sua agenda, caso seja necessário (eu nunca senti necessidade de imprimir nada).

 

Agora, dê uma olhadinha na barra lateral esquerda. Você verá o botão “criar” (para criar compromissos, explicarei isso adiante) e um pequeno calendário. Com este calendário é possível escolher a data que você quer ver e/ou editar na agenda.

 

Você também verá, na barra lateral esquerda, o item “minhas agendas”. Dentro da Google Agenda, você pode criar quantas agendas quiser e mostrar todas, algumas ou nenhuma, bastando clicar em cima da agenda. Por exemplo: eu criei uma agenda só para contas – todas as contas a vencer eu anoto nesta agenda específica. Você pode escolher uma cor diferente para cada agenda (no meu exemplo, a agenda “contas” é vermelha).

 

Observe que eu tenho duas agendas “aniversários”. Uma foi criada por mim e outra, automaticamente, pelo Google. Esta agenda do Google me mostra os aniversários das pessoas que eu tenho adicionada no meu Google+ (a rede social do Google).

 

Na aba “outras agendas”, você pode adicionar agendas criadas por outras pessoas (se elas optaram por compartilhar, por óbvio). Por exemplo, a agenda “holidays in Brazil” me mostra todos os feriados brasileiros (observe o feriado de Tiradentes e veja que a cor do compromisso na agenda é a mesma cor da agenda: no caso, amarelo). Você pode adicionar agenda de amigos, pesquisar agendas interessantes, etc. Isso é muito útil porque é possível compartilhar sua agenda com a sua secretária, por exemplo.

 

A agenda “Tarefas” está diretamente ligada à barra lateral direita, onde podemos ver as tarefas adicionadas. É possível adicionar várias listas diferentes de tarefas (veja imagem abaixo). No caso, está ativa a minha lista de tarefas “ideias de artigos Blog”, na qual eu vou adicionando as ideias que eu vou tendo ao longo do dia para poder lembrar mais tarde, quando sentar para escrever.

 

Tarefas da Google Agenda

 

Obs.: como em qualquer agenda, os compromissos são aqueles para os quais existe uma data e/ou horários específicos e as tarefas, aquelas para os quais não há data e horários para cumprimento (afazeres do cotidiano).

 

2) Criando compromissos

 

Existem duas formas de criar compromissos na Agenda Google. A primeira é clicando no botão “Criar”. A segunda, é clicando no próprio corpo da agenda, no dia e hora do compromisso:

 

Criando compromissos na Google Agenda

 

 

Observe que, ao clicar no dia e hora, aparece uma caixa na qual o item “quando” já está preenchido. No item “o que”, você preenche com o título do seu compromisso. Por exemplo: “consulta dentista”. No item “agenda”, você escolhe em qual das agendas o compromisso deve ser salvo. Se fosse um aniversário, por exemplo, eu escolheria a agenda “aniversários”. Já é possível criar o compromisso simplesmente assim, clicando no botão “criar evento”.

 

Mas, se você clicar em “Editar evento”, vai abrir a mesma página que se você tivesse clicado no botão “Criar”, que é bem mais completa:

 

Criando compromissos na Google Agenda

Os números “1”, “2” e “3” foram adicionados por mim para facilitar a visualização. Não existe isso na agenda real.

 

 

É aqui que a mágica acontece!

 

Sessão 1)

Nesta sessão é possível modificar a data e hora do evento (compromisso). Observe que você pode criar compromissos com mais de um dia de duração, mudando apenas a data final do compromisso. Você deve adicionar um título para o seu compromisso.

 

Também é possível escolher se o evento dura o dia inteiro ou é repetitivo (por exemplo: aniversários ou contas), bastando clicar nos quadradinhos que estão abaixo do horário. Se você escolher “repetir”, abrirá uma janela na qual você pode especificar as características desta repetição (anual, mensal, semana, etc.).

 

Não se esqueça de salvar seu compromisso (parte superior esquerda)! Você também pode apagá-lo com o botão “descartar“.

 

Sessão 2)

Aqui, você pode anotar o endereço do compromisso em “Onde”. Uma coisa muito legal desta funcionalidade é que ela esta sincronizada com o Google Maps! Ou seja, por exemplo: se a empresa onde é o seu compromisso se cadastrou no Google Maps e você escrever o nome da empresa em “onde”, já vai aparecer o endereço!

 

E, se você utilizar o aplicativo da Google Agenda no seu celular, você pode clicar no compromisso e escolher abrir o local no aplicativo do Google Maps, de forma que ele já vai te mostrar o caminho até o local do seu compromisso. Legal, né? 🙂

 

Nesta sessão você também pode alterar a agenda e adicionar uma descrição mais longa do compromisso.

 

Além disso, você pode alterar a cor do compromisso para ela ser diferente da cor padrão da agenda. Eu nunca altero isso, prefiro escolher as cores apenas por agenda. Mas isso vai do gosto do freguês.

 

Outra funcionalidade importantíssima nesta sessão são as “notificações”. Com essas notificações, a Google Agenda vai ajudar você a se lembrar dos seus compromissos. Você pode escolher “pop up” e “e-mail” e também quanto tempo antes do compromisso será feita esta notificação (no exemplo, será 30 minutos antes).

 

A função “e-mail” apenas envia um e-mail para o seu endereço do Gmail lembrando do compromisso (não sei se isso funciona se você utilizar outro e-mail que não o Gmail).

 

Já o “pop up” abre uma janela de alerta no seu navegador impossível de não ver, mesmo se você estiver olhando outros sites (mas a Google Agenda deve estar aberta em alguma aba). Além disso, se você utilizar o aplicativo de celular, o “pop up” também te avisa pelo celular. Super útil!

 

Eu gosto de usar os dois tipos de notificações combinados (é possível utilizar mais de uma notificação). Por exemplo: se for um aniversário, eu peço para o Google Agenda me mandar um e-mail 2 dias antes (para dar tempo de comprar o presente) e, no dia do aniversário, eu peço para ela me avisar por “pop up” em um horário que eu sei que poderei ligar para pessoa ou deixar um recadinho no facebook 😉

 

Sessão 3)

Aqui você pode adicionar outras pessoas ao seu compromisso. Por exemplo, se o seu compromisso for uma reunião com um colega, você pode adicionar o e-mail dele aqui e ele receberá o convite para o evento diretamente na caixa de entrada de e-mails dele.

 

3) Criando Tarefas

 

Volte na segunda imagem deste artigo e deixe-a aberta em outra aba.

 

Para adicionar tarefas à sua lista atual, basta clicar no item “+” (parte inferior ao lado esquerdo da lixeira). A lixeira serve para apagar a tarefa, evidentemente.

 

Você pode alterar a sua lista de tarefas clicando no botão em forma de lista ao lado direito da lixeira. Aqui também é possível apagar listas, modificar seus nomes a criar novas listas de tarefas.

 

Você pode dar um “check” nas tarefas cumpridas (elas ficarão riscadinhas) e, mais tarde, deletá-las. É muito divertido isso, eu sempre tenho a sensação de “dever cumprido” ao “checar” as tarefas. 😛

 

4) Aplicativos de Celular

 

Na minha opinião, de nada adiantariam todas essas funcionalidades se eu não pudesse levar a minha agenda comigo (agenda centralizada). Aliás, este é um dos pontos cruciais de uma agenda funcional, de acordo com o coach Evandro Mazuco (clique neste link para ver uma aula com ele).

 

a) Google Agenda

 

Mas, nada tema, pois é lógico que o Google possui um aplicativo de celular para a sua agenda. Este aplicativo é chamado… Google Agenda. Rá!

 

Após fazer o download do aplicativo, você deve sincronizá-lo com a sua conta Google e pronto! Tudo o que você adicionou pelo seu computador vai estar disponível no celular. Você também pode adicionar e modificar compromissos diretamente do seu celular (e isso também será sincronizado com a versão web da agenda). É super simples de usar!

 

O grande defeito deste aplicativo é que ele não sincroniza as tarefas! E eu também não achei um aplicativo desenvolvido pelo próprio Google para as tarefas (se existir, por favor, me informem nos comentários). Por isso, fui obrigada a encontrar uma alternativa.

 

b) Google Tasks (tarefas)

 

Pesquisando na Google Play, eu encontrei o seguinte aplicativo: GTasks: Todo List & Task List.

 

É um ótimo aplicativo que sincroniza com suas Tarefas da Google Agenda (e somente com as tarefas). Você pode simplesmente ver as tarefas, como pode altera-las ou adicionar novas tarefas ou listas de tarefas. É bem fácil de utilizar e eu não acho que precise de um tutorial.

 

5) Conclusão

 

Como você pôde observar, não sou nenhuma expert na Google Agenda. Mas, tudo o que eu sei é muito útil e me ajuda demais no meu dia-a-dia (eu sou super esquecida e, se não anotar, esqueço mesmo) e, tenho certeza, será muito útil para você também! Organizar o dia-a-dia é fundamental para gerenciar o tempo de forma inteligente para dar conta de fazer tudo o que precisamos, não é?

 

Lembrando que, conforme explicado no vídeo sobre “Como organizar uma agenda de trabalho” mencionado anteriormente (link), o mais importante é centralizar a agenda e mantê-la atualizada.

 

Se você tiver alguma dica para mim, pode deixar nos comentários. Adoro aprender funcionalidades novas! Ou, se você aprendeu alguma coisa, conte para mim também, porque isso é muito gratificante!

 

Ah, e se compartilhar, não vou achar ruim, não 😉

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